Come arrivare a fine mese e fare quadrare i conti non è affatto semplice, soprattutto in tempi di crisi. Sia che parliamo di studi professionali di grandi dimensioni, molto strutturati e con notevoli costi di gestione, sia che parliamo di piccoli studi professionali con uno o due professionisti e qualche collaboratore, il problema, al momento, è: come arrivare a fine mese (con una buona liquidità)?
Che la crisi abbia messo a dura prova i professionisti, non c’e’ ombra di dubbio. Il come arrivare a fine mese è una vera e propria impresa e si fa molta fatica a fare quadrare i conti e risparmiare il più possibile.
Eppure, seguendo alcune regole e aggiungendo un po’ di ingegno, si potrebbero gestire meglio le proprie entrate, si potrebbe migliorare la propria situazione finanziaria e arrivare a fine mese con molta più tranquillità e serenità.
Come arrivare a fine mese
La prima cosa da fare, per arrivare a fine mese con una buona liquidità, è quella di suddividere le entrate mensili in base alle diverse esigenze di spesa destinando una quota delle entrate al pagamento del personale dipendente e ai collaboratori, alle spese di gestione (utenze energetiche, utenze telefoniche, etc…), alle spese necessarie per lo svolgimento della professione (cancelleria e prodotti per ufficio) e monitorare scrupolosamente tutte le uscite di denaro.
La seconda cosa da fare per arrivare a fine mese con una buona scorta di soldi, è quella di programmare e pianificare le spese relative all’acquisto di cancelleria e dei materiali di consumo per l’ufficio (carta per stampanti, toner, prodotti di cancelleria). Il consiglio in questi casi è quello di tenere d’occhio le varie offerte (sconti, coupon e altro) e acquistare prevalentemente on line per usufruire di eventuali promozioni legate all’invio di newsletter periodiche.
Un buon consiglio, anche se sembra banale, per non arrivare a fine mese con l’acqua alla gola, è quello di ridurre le spese mensili. Recentemente ho aiutato a riorganizzare un piccolo studio professionale che spendeva parecchio denaro in spese di cancelleria e materiale di consumo. Da un’analisi delle fatture di acquisto, abbiamo notato che l’uso di carta era eccessivo (sia per il numero di clienti dello studio, che per la tipologia di attività svolta dal medesimo).
Non c’è voluto molto a capire che il problema erano le numerose stampe e le fotocopie che facevano durante il mese! Ebbene si. Abbiamo contato il numero di stampe annuali, la tipologia di stampe effettuate (fatture, corrispondenza, documenti che consegnavano ai clienti, etc…) ed il numero di fotocopie fatte (le segretarie fotocopiavano praticamente tutto invece di fare scansioni dei documenti).
La riduzione delle stampe ha consentito di abbattere i costi, ridurre gli sprechi e migliorare i processi lavorativi (oltre naturalmente a salvaguardare l’ambiente ed il …. portafogli).
I professionisti che viaggiano spesso invece devono tenere sotto controllo i costi per i viaggi. Il consiglio in questi casi è quello di programmare i voli con largo anticipo e organizzare i viaggi navigando in rete controllando sempre le offerte delle varie compagnie aeree low cost (specialmente durante la bassa stagione).
E’ buona norma poi, mettere da parte il 20% delle entrate mensili su un conto separato da quello principale per le spese impreviste. Mettere da parte ogni mese il 20% di quello che si guadagna consente nel lungo periodo di trovarsi con una bella sommetta di denaro da usare con parsimonia anche per eventuali investimenti nell’attività professionale.
Ultimo consiglio è quello di annotarsi quotidianamente tutte le entrate e le uscite. Anche questa, sembra una cosa banale, ma dopo che lo avrai fatto per alcune settimane, riuscirai a capire che molte delle spese che sostieni ogni mese si potrebbero evitare o controllare meglio. La lettura di queste annotazioni quotidiane, ti farà rendere più consapevole di alcune voci di spesa che possono essere ridotte o eliminate del tutto.
Riepilogo 5 consigli per arrivare a fine mese
Riepilogando, per arrivare a fine mese tenendo sotto controllo le spese mensili dello studio professionale occorre:
- suddividere le entrate in base alle diverse esigenze di spesa
- programmare e pianificare le spese
- ridurre le spese mensili
- mettere da parte (risparmiare) il 20% delle entrate in un apposito conto
- annotare quotidianamente entrate e uscite
