Come Fare la Fattura Elettronica alla PA

Dal 6 giugno 2014 scatta l’obbligo per imprese e professionisti di emettere la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione per farsi pagare.

Tutti gli operatori economici dovranno quindi dire addio alla fatturazione cartacea e prepararsi all’invio delle fatture telematiche in formato XML.

Qual è la procedura per fare e inviare una fattura elettronica alla pubblica amministrazione? Occorre installare un software specifico? La fattura elettronica deve essere firmata? Se si, in che modo?

Vediamo di capirne di più.

Il Sistema di Interscambio (SID) prevede tre tipi di file:

– file FatturaPA che è un file in formato XML firmato digitalmente che può contenere una singola fattura oppure un lotto di fatture (con la stessa intestazione);

– file archivio che è un file compresso (in formato zip) che contiene uno o più file FatturaPA;

– file messaggio che è un file XML conforme a uno schema xml (notifica di scarto, file di metadati, ricevuta di consegna, notifica di mancata consegna, notifica di esito committente, notifica di esito, scarto esito committente, notifica di file non recapitabile).

Per inviare una fattura alla pubblica amministrazione occorre collegarsi al sito www.fatturapa.gov.it ed accere con le credenziali di Fisconline/Entratel oppure una Carta Nazionale Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

In fase di accesso/registrazione è richiesto anche un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) dove verrà inviata l’email di attivazione e abilitazione dell’utente.

Dopo che si è ottenuto l’accesso è possibile procedere alla compilazione della fattura elettronica.

La compilazione della fattura online va fatta on line. Attenzione! Per visualizzare correttamente il modulo per la compilazione della fattura elettronica è necessario installare preventivamente Adobe Flash Player.

Dopo aver effettuato l’accesso al sito si apre una videata come quella qui sotto.

In queste sezioni del sito è possibile inserire tutte le informazioni relative all’intestazione della fattura indicando i dati del fornitore (cedente, prestatore), i dati della pubblica amministrazione destinataria (cessionario committente), i dati relativi agli eventuali rappresentanti fiscali o intermediari.

I campi contrassegnati in giallo sono obbligatori. Per passare da un campo all’altro, durante la compilazione, è consigliabile controllare il tab Errori (in modo da evitare successivi scarti in fase di controllo e invio del file).

Dopo la compilazione della fattura, occorre preparare il file secondo il formato della FatturaPA e firmarlo con un certificato di firma qualificata. Il sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma: CAdES-BES (formato file di tipo xml.p7m) e XAdES-BES (formato file di tipo xml).

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste può essere inviato al Sistema di Interscambio secondo una delle seguenti modalità: posta elettronica certificata (PEC), invio via web, servizio SDICoop, servizio SDIFTP (file transfer protocol), servizio SPCoop.

Nel caso di invio via PEC, l’indirizzo a cui destinare il file è [email protected], avendo cura di non inviare files troppo grandi (messaggio più allegati non devono superare la dimensione di 30 megabytes).

L’invio via web è l’interfaccia web messa a disposizione dal sito www.fatturapa.gov.it dove si può accedere con le credenziali Fisconline o Entratel. Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes.

Il servizio SDICoop-trasmissione è un canale messo a disposizione per coloro che intendono inviare i file utilizzanzo i servizi di cooperazione applicativa  (web-services).

L’invio tramite servizio SDIFTP presuppone invece una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi con elevati volumi di fatture.

L’invio tramite  servizio SPCoop-trasmissione sfrutta invece il particolare sistema pubblico di connettività (SPC) sempre tramite web-services. Per utilizzare questo canale è necessario accreditarsi presso il sistema di interscambio e seguire le istruzioni proposte dal sito.

Dopo che si invia la fattura si può accedere alla sezione del sito per visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il sistema di interscambio e monitorare la FatturaPA.

Nel sito www.indicepa.gov.it si possono vedere invece le pubbliche amministrazioni e i codici di riferimento per ogni singola amministrazione (da indicare in fattura).

Sulla home page del sito c’è un apposito spazio che consente di effettuare la ricerca dell’amministrazione pubblica interessata. L’esito della ricerca restituirà il nome dell’ente, le denominazione esatta e il codice identificativo.