Non credo di esagerare quando dico che ognuno di noi desideri avere tutti i documenti di lavoro a portata di mano senza il minimo sforzo e soprattutto senza recarsi nello scantinato a tirare fuori da una vecchia pratica ammuffita o da una montagna di scartoffie impolverate, proprio quella vecchia fattura o quel progetto che ci serve giusto adesso.

Allo stesso modo non credo di esagerare se affermo che solo il 15% di ognuno di noi si occupi di organizzare meglio la gestione dei documenti di lavoro.

Eppure, con una migliore gestione dei documenti di lavoro, sarà più facile lavorare a quel documento che non riesci proprio a trovare evitando così di smarrire informazioni importanti oltre al fatto che la tua scrivania ed il tuo ufficio avranno un aspetto più gradevole e professionale.

A mio avviso, il modo più facile e veloce per organizzare i documenti di lavoro  deve tenere conto del ciclo di vita del documento.

Ma cosa si intende per ciclo di vita del documento?

Quante volte hai provato a cercare una e-mail importante che hai ricevuto da un cliente, ma ti sei accorto che è come cercare un ago in un pagliaio?

Sei sicuro di averla ricevuta, ma non riesci a trovarla. Eppure la mail che cerchi contiene un documento importante che ti serve proprio adesso! La confusione regna sovrana nella cartella della tua posta elettronica. Ci vuole un pò di ordine. Sei un professionista e non puoi permetterti di perdere i documenti in questo modo!

Nonostante il diffondersi di social networks e servizi di Instant Messaging, la posta elettronica è ancora oggi lo strumento preferito da milioni di utenti di internet per comunicare informazioni, messaggi, documenti, immagini o altro.

Le principali difficoltà per gli utenti è gestire la quantità di email in entrata sulle caselle di posta elettronica, gestire lo spam, i malware e le numerose catene di sant’Antonio che arrivano ogni giorno. Insieme a queste email spazzatura a volte rischiamo di perdere qualche email importante. Proprio non riusciamo a vederla! Confusa tra le centinaia di email arrivate!

Per fortuna le soluzioni ci sono. In questo articolo scopriamo cosa possiamo fare per gestire un pò meglio la posta elettronica.