Quante volte ci è capitato nella nostra vita professionale di scambiare una sequela infinita di e-mail di botta e risposta, sempre su un determinato argomento?
Quando abbiamo la necessità di ritrovare informazioni sull’argomento non sappiamo se l’e-mail reperita sul nostro client di posta è l’ultima su quell’argomento oppure è uno step della discussione. Se poi nello scambio epistolare elettronico sono inseriti anche dei documenti in allegato il risultato è un groviglio di informazioni difficile da gestire e da dipanare. Anche il famoso Gmail (di cui abbiamo parlato in questo articolo) che raggruppa le e-mail per oggetto non è poi così semplice da gestire.
Di tutt’altro genere sono invece alcune applicazioni denominate DMS che nascono con l’obiettivo di gestire ed archiviare i documenti di aziende e professionisti e introducono anche una innovativa gestione delle comunicazioni.
Queste applicazioni nascono per facilitare l’attività di archiviazione documentale e di condivisione file di professionisti e aziende. I messaggi inviati con queste applicazioni, oltre a poter essere spediti anche via PEC, quindi posta elettronica certificata, gestiscono in modo semplice ed intuitivo le conversazioni tra due soggetti. Il Document Management System permette, per esempio, ad un professionista di inviare una comunicazione, anche con file allegato, ad un cliente.
Il cliente può rispondere al messaggio inserendo una risposta alla medesima conversazione e andando a comporre un Thread all’interno dell’area a lui riservata. In questo modo tutti i contenuti inseriti nella conversazioni, compresi eventuali file condivisi, vengono visualizzati e mostrati in modo chiaro e facilmente comprensibile.
In queste applicazioni appare subito chiaro ai partecipanti di conversazione in merito ad un certo argomento, la sequenza cronologia delle dichiarazioni, quindi, dei commenti o risposte inserite nel corso del tempo in seno all’oggetto della comunicazione.
Appare chiaro che in questo modo i professionisti possono adottare “le conversazioni” per la gestione dei documenti.
I DMS permettono di creare un archivio documenti razionale e personalizzato, e rappresentano oggi un esempio di successo della gestione dei flussi documentali usato già da moltissime aziende.
Davvero interessante, grazie
E’ un piacere poter condividere informazioni preziose e di valore :-)