Nel post Metodi e procedure di lavoro ho introdotto due importanti concetti: importanza e urgenza. Ti avevo promesso che ne avremmo parlato in maniera più approfondita. Adesso è arrivato il momento di farlo.
Il concetto di importanza classifica le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono importanti tutte quelle cose che danno un ritorno o un tornaconto oppure semplicemente sono quelle cose che sono indispensabili da fare e/o conseguire.
Il concetto di urgenza classifica invece le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono urgenti tutte quelle attività che necessitano una reazione immediata in rapporto al fattore tempo.
Si possono avere così 4 situazioni differenti:
– importante e urgente: attività che vanno svolte subito e che generano crisi, ansia e preoccupazione
– importante ma non urgente: attività importanti ma non urgenti da dover essere svolte ma che possono essere programmate e pianificate
– urgente ma non importante: attività che vanno svolte velocemente ma sono meno importanti di altre
– non importante e non urgente: attività che possono essere cestinate o comunque pianificate in arco di tempo medio-lungo
E’ opportuno avere sempre in mente due cose:
– svolgere attività importanti porta qualità al tuo tempo.
– svolgere attività urgenti sottrae qualità al tuo tempo.
Di conseguenza è opportuno ridurre le urgenze al minimo e limitare le interruzioni che portano via tempo, cercando di mantenere un equilibrio che ti consenta di gestire meglio il tempo e le situazioni lavorative in maniera ottimale.
Una buona pianificazione delle attività da svolgere aiuta a migliorare la qualità del tempo a disposizione. Se conosciamo in anticipo le scadenze e gli impegni che abbiamo in agenda, possiamo iniziare a pianificarli e possiamo fare in modo che questi impegni non diventino urgenti.
Pianificare le attività aiuta ad avitare problemi o a risolverli per tempo se questi problemi dovessero presentarsi.
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