Ti è mai capitato di non trovare (o peggio ancora “smarrire“) un documento importante? Sei un pò disordinato oppure hai troppe carte e documenti da gestire? O semplicemente hai lo studio o la casa piena zeppa di scartoffie?
Se hai risposto si ad almeno una di queste domande allora questo articolo potrebbe interessarti. Anche a noi è successo in passato di non trovare subito un documento importante.
Poi però abbiamo iniziato ad archiviare i documenti in maniera intelligente. E la qualità del nostro lavoro è aumentata. Tutta l’intera organizzazione lavorativa è migliorata.
Devi sapere infatti che la gestione documentale può essere organizzata in 3 distinte fasi: la codifica, l’identificazione, l’archiviazione.
Codifica
I documenti più importanti o più in uso dovrebbero essere sempre opportunamente codificati per facilitarne l’identificazione ed il successivo reperimento. La codifica di un documento può avvenire secondo diverse modalità:
– attribuendo un numero di repertorio
– attribuendo un numero di protocollo
– apponendo una ricevuta di consegna
– apponendo una data di ricezione
– e così via
Identificazione
Per ogni tipologia di documento dovrebbero essere previsti determinate tipologie di identificazione. I documenti elettronici possono essere identificati mediante l’attribuzione di una estensione al file. Un esempio pratico può chiarire meglio il concetto. Uno studio legale o uno studio commercialista dovrebbero poter consultare agevolmente leggi, regolamenti ed altri documenti giuridici che non fanno parte di banche dati strutturate. Così, un file con estensione “lex” potrebbe identificare un documento che all’interno contiene una legge o un documento giuridico.
Nell’era di internet, infatti, i professionisti scaricano dal web tutte le leggi ed i documenti di loro interesse in formato pdf o in formato doc e per tale motivo si rende necessario un metodo di archiviazione che renda facilmente identificabile i singoli files in fase di ricerca.
I documenti cartacei invece possono essere identificati anche attraverso l’uso di cartelline o fascicoli colorati. Un buon metodo potrebbe essere quello di usare cartelline con colori accesi (ad esempio il colore rosso) per identificare quei documenti che richiedono una particolare attenzione e che devono essere trattati con urgenza.
Archiviazione
Tutti i documenti così codificati e identificati devono essere quindi archiviati e conservati secondo modalità ben precise.
Nel caso di archiviazione di documenti elettronici, la scelta può cadere su supporti elettronici che consentono il veloce reperimento dei dati ed un buon livello di sicurezza: cd-rom, dvd, pendrive, hard disk esterni, ed altre memorie di massa.
E poi c’è il web! Una gestione elettronica dei documenti via web si distingue da un sistema di archiviazione tradizionale per i vantaggi che possono essere tratti da internet. In questo caso, le parole d’ordine sono: agilità, rapidità e mobilità. Il web infatti presenta numerosi vantaggi. E’ economico, semplice, intuitivo e conveniente perchè non comporta l’installazione di software per gestire i documenti.
Nel caso di archiviazione di documenti cartacei la scelta può ricadere su contenitori atti a garantire una buona conservazione e reperibilità dei documenti da archiviare (bussolotti, raccoglitori ad anelli, schedari).
Una buona archiviazione cartacea dei documenti va fatta tenendo sempre conto della riduzione dei costi di gestione, della riduzione dei costi di ricerca, della riduzione dei tempi di ricerca. Inoltre, una corretta archiviazione deve sempre consentire un rapido aggiornamento dell’archivio in caso di sostituzione o modifica di documenti e garantire sempre la sicurezza nella conservazione dei documenti.
